Entre les diferents obligacions que estableix la LOPD a un centre educatiu, és important realitzar una correcta notificació dels fitxers de dades personals que es manegen en l’exercici de l’activitat educativa. Quan es declara un fitxer s’ha de determinar qui és el responsable dels tractaments de dades personals que s’utilitzen en els centres, doncs és aquest l’obligat a declarar el fitxer, garantir els drets ARCO i a respondre a les diferents infraccions.
L’article 3 de la LOPD estableix que el responsable del fitxer de dades personals és la persona física o jurídica, de naturalesa pública o privada, u òrgan administratiu, que decideix sobre la finalitat, contingut i us del tractament de dades personals.
Tipologia de fitxers segons el centre:
– Centre educatiu privat: estem davant d’una persona jurídic-privada que declara els seus fitxers, mitjançant el formulari NOTA per a fitxers privats (o seu electrònica) notificant-lo al Registre General de Protecció de Dades.
– Centre educatiu concertat (concert amb l’Administració educativa): també té personalitat jurídica pròpia pel que la gestió per declarar els fitxers serà la mateixa que la d’un centre educatiu privat.
– Centre educatiu religiós: pertanyents a una ordre, prelatura o institució religiosa no solen tenir una personalitat jurídica pròpia i diferenciada de la mateixa i poden dur a terme una declaració centralitzada dels seus fitxers per la institució religiosa o descentralitzada per a cadascun dels seus centres.
– Centres educatius gestionats per empreses privades a través d’un contracte de gestió de serveis públics amb una Administració: tenen també el caràcter de fitxers privats, doncs el titular del centre és una persona jurídic-privada i és qui decidirà sobre la finalitat, contingut i us del tractament.
– Centres educatius públics: aquests poden ser de titularitat autonòmica o municipal. En el cas de que siguin de titularitat de l’Administració autonòmica, habitualment els fitxers es declaren a través d’una Ordre de la Conselleria d’Educació. Si dependent de l’Administració municipal, es declaren a través d’una Ordenança o una altra font de dret municipal. Els centres educatius públics estan igualment obligats a declarar els fitxers corresponents abans de començarà a recavar dades dels ciutadans.
Fitxers més comuns a registrar per a un centre educatiu:
1.Alumnes (fitxes d’alumnes, preinscripcions, matriculacions, admissions, …)
2.Expedient acadèmic (qualificacions, observacions, absentisme, …)
3.Personal docent (fitxer de professors per a la gestió interna de rrhh)
4.Personal no docent (manteniment, neteja, …)
5.Administració/Proveïdors (gestió comptable)
6.Serveis complementaris (menjador, transport, guarderia, extraescolars…)
7.Orientació psicopedagògica
8.Usuaris web
9.Vídeo vigilància
Evidentment, el fet de declarar els fitxers, com hem comentat en anteriors ocasions, no es suficient per complir la legislació, però si partim d’una bona estructura “lògica” a l’hora de notificar això ens serà d’ajuda per implementar correctament la resta de mesures.
L’equip de PymeLegal.