Las residencias de ancianos gestionan cada día algunos de los datos personales más delicados que existen: información sanitaria, tratamientos médicos, historiales clínicos, datos de dependencia, tutelas, contactos familiares, imágenes y grabaciones de cámaras, así como datos de empleados y proveedores.
En un sector donde la confianza, la transparencia y la seguridad son esenciales, cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD) no es solo una obligación legal: es una responsabilidad ética y un pilar fundamental para proteger a los residentes, sus familias y al propio centro.
Como abogados especializados, vemos a menudo que las residencias quieren hacer bien las cosas, pero desconocen el alcance real de la normativa o no saben por dónde empezar. Por eso hemos preparado este artículo: para explicar qué deben cumplir, por qué es tan importante y qué riesgos existen si no se hace correctamente.
¿Por qué es especialmente importante proteger los datos en una residencia?
Las residencias tratan datos de categoría especial según el RGPD, entre ellos:
- Datos de salud y patologías.
- Informes médicos y valoraciones de dependencia.
- Tratamientos farmacológicos.
- Información sobre tutelas o representaciones legales.
- Datos biométricos o imágenes (cámaras de videovigilancia).
- Información social, económica y familiar.
Es decir, datos extremadamente sensibles cuya vulneración puede afectar a la dignidad, integridad y privacidad de personas en una situación vulnerable.
Cumplir la normativa no solo evita sanciones:
✔️ Protege la intimidad de los residentes.
✔️ Genera confianza en las familias, que depositan en el centro a sus seres queridos.
✔️ Reduce riesgos legales y reputacionales.
✔️ Profesionaliza la gestión interna del centro.
✔️ Evita brechas de seguridad con consecuencias graves.
¿Qué deberías cumplir si gestionas una residencia?
- Registro de Actividades de Tratamiento (RAT)
Documento obligatorio que recoge qué datos se tratan, para qué, durante cuánto tiempo y con qué medidas de seguridad.
- Cláusulas informativas y consentimientos actualizados
Para residentes, familiares, trabajadores, proveedores e incluso visitantes.
- Contratos con terceros que acceden a datos (Encargados de Tratamiento)
Ejemplo: empresas de software, dietas, gestión de nóminas, cámaras, proveedores informáticos.
- Evaluación de Impacto (EIPD)
Obligatoria en residencias, ya que tratan grandes volúmenes de datos de salud. Es uno de los puntos donde más se suele fallar.
- Medidas de seguridad avanzadas
Copias de seguridad, cifrado, control de accesos, contraseñas seguras, confidencialidad del personal, protocolos de brechas…
- Políticas internas y protocolos
- Política de privacidad interna
- Protocolo de gestión documental
- Protocolo de videovigilancia
- Protocolo de brechas de seguridad
- Protocolo de entrega/retirada de expedientes
- Política de uso de dispositivos
- Formación obligatoria a todo el equipo
Auxiliares, personal médico, administración, dirección…
Todos tratan datos sensibles, por lo tanto formarse es imprescindible y obligatorio.
- Delegado/a de Protección de Datos (DPD / DPO)
Las residencias deben designar un DPD, ya que tratan datos de salud de forma masiva y continuada.
El Delegado de Protección de Datos:
- Supervisa el cumplimiento.
- Es intermediario con la AEPD.
- Asesora al centro en decisiones de riesgo.
- Ayuda a prevenir sanciones.
No tener DPD cuando es obligatorio puede implicar sanciones muy elevadas.
- Página web y comunicaciones legales
Si la residencia tiene web, debe incluir:
- Aviso legal
- Política de privacidad
- Política de cookies
- Banner de cookies con gestión real
- Formularios con consentimiento válido
Las consecuencias de no cumplir:
Las sanciones por no proteger adecuadamente datos de salud son especialmente graves, pudiendo superar fácilmente los 100.000€.
Pero más allá de la multa, lo que realmente está en juego es:
- La confianza de las familias.
- La reputación de la residencia.
- La seguridad de los residentes.
- La continuidad del centro.
Un error tan simple como dejar un informe sanitario a la vista, enviar un email sin copia oculta o no tener protocolos puede desencadenar una reclamación.
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