Complir amb el dret d’accés a les dades


Com a consultors en matèria de LOPD cada cop rebem més dubtes sobre clients que reben una carta o trucada d’un client seu que vol exercir el dret d’accés, rectificació, cancel·lació o oposició al tractament de les seves dades. Son els anomenats drets ARCO.

En aquesta ocasió, anem a analitzar que és el dret d’accés i com procedir davant un client nostre que el vol exercir:

El dret d’accés és aquell que faculta l’afectat per a sol·licitar i obtenir gratuïtament informació de les seves dades de caràcter personal sotmesos a tractament, l’origen de dites dades, així com les comunicacions realitzades o que es preveuen fer amb els mateixos.

Per tant, el Responsable del Fitxer (l’empresa o empresari) té l’obligació de comunicar a l’afectat quines dades seves té, d’on les ha obtingut, quin tractament exerceix sobre ells i si s’han comunicat o es pretén fer a una tercera persona.

El Responsable del Fitxer resoldrà sobre la sol·licitud d’accés en el plaç màxim d’un mes a contar des de la recepció de la sol·licitud.

Els sistemes a través dels quals es pot comunicar l’afectat aquesta informació son:

– Visualització en pantalla.
– Escrit, còpia o fotocòpia remesa per correu, certificat o no.
– Tele còpia (fax).
– Correu electrònic o altres sistemes de comunicació electrònica.
– Qualsevol altre sistema que sigui adequat a la configuració o implantació material del fitxer o a la naturalesa del tractament ofert pel responsable.

Aquest dret no és absolut i es recullen una sèrie de casos en els que es podrà negar l’accés. Aquests son:

– Quan el dret ja s’hagi exercitat, per l’afectat, en els dotze mesos anteriors a la sol·licitud, excepte que s’acrediti un interès legítim a tal efecte.
– Quan així ho contempli una Llei o una norma de dret comunitari d’aplicació directa o quan aquestes impedeixin al responsable del tractament revelar als afectats l’us de les dades als que es refereix l’accés.

En tot cas, el Responsable del Fitxer haurà de justificar la seva denegació i informar a l’afectat. Aquest punt és important ja que la sol·licitud ha de ser resposta sempre i dins els plaços establers.

Encara no concedint el dret, ja sigui per concórrer alguna de les causes enumerades anteriorment o en el cas de que no es disposi de dades de caràcter personal dels afectats que sol·liciten el dret, sempre s’ha de contestar la sollicitud.

Si te algun dubte, o necessita algun model d’escrit o sol·licitud posi’s en contacte amb nosaltres a través de l’email consultas@pymelegal.es.